Fattura duplicata, prima di registrarla
La stessa fattura passiva può arrivare allo studio più volte: nella cartella del cliente, nello ZIP scaricato da Fatture e Corrispettivi, come XML e come P7M. Registrata due volte, raddoppia costo, IVA e debito verso il fornitore. Questa guida spiega come riconoscerla prima della prima nota.
Aggiornato il · A cura di DagTech
Una copia nei totali, le altre tra le anomalie
Stesso fornitore, tipo, numero e data: la fattura è contata una volta e ogni copia in più è elencata nel foglio Anomalie con il nome del file, prima che arrivi in prima nota.
Cosa si vede dopo il caricamento
L'anteprima dopo il caricamento, prima del download
Il foglio Riepilogo IVA del file Excel
Il confronto degli IBAN dello stesso fornitore
Da dove arrivano i doppioni
I casi tipici sono tre. Il cliente inoltra la fattura ricevuta via PEC e lo studio la ritrova nello ZIP del portale. Lo stesso documento circola sia come .xml sia come .xml.p7m firmato, con nomi di file diversi. Due scarichi dello stesso periodo si sovrappongono di qualche giorno. Il nome del file non basta a riconoscerli: conta il contenuto.
Come FattureXL riconosce una fattura doppia
Due documenti sono la stessa fattura quando coincidono quattro dati letti dall'XML: fornitore (partita IVA, oppure codice fiscale, oppure denominazione se mancano entrambi), tipo documento, numero e data. La prima copia entra nei fogli e nei totali, le altre vengono scartate e compaiono nel foglio Anomalie come Fattura duplicata, segnata come grave, con il nome del file scartato. Fa parte dei controlli sulle fatture fornitori.
Cosa il controllo non considera doppio
Una nota di credito TD04 con lo stesso numero della fattura TD01 non è un duplicato, perché il tipo documento è diverso: nel riepilogo IVA viene sottratta. Il numero è confrontato così come è scritto, quindi 88 e 0088 restano due fatture distinte. Una fattura riemessa con un numero nuovo, per esempio dopo uno storno, non viene segnalata.
Il controllo vale dentro un caricamento
Il confronto avviene tra le fatture dello stesso caricamento, perché sul server non resta nulla tra un caricamento e l'altro. Una fattura già registrata il mese scorso e ricaricata oggi non viene riconosciuta come doppia: per quel confronto serve il gestionale dello studio. Conviene quindi caricare insieme tutto ciò che riguarda il periodo, la cartella del cliente e lo ZIP del portale, fino a 500 fatture per volta.
Una verifica a mano sul foglio Fatture
Per i casi che il controllo non vede basta ordinare il foglio Fatture per Fornitore e poi per Totale documento. Due righe dello stesso fornitore con lo stesso importo e date vicine meritano uno sguardo: possono essere due forniture uguali oppure la stessa fattura riemessa.
Fonti
Domande frequenti
La copia duplicata finisce nell'Excel? No. Nei fogli Fatture, Voci di fattura, Riepilogo IVA e Scadenzario resta una sola copia. Le altre sono elencate nel foglio Anomalie con il nome del file, così si sa da dove arrivavano.
Se carico XML e P7M della stessa fattura? Viene letto il file XML contenuto nella busta P7M: fornitore, tipo, numero e data coincidono, quindi la fattura è contata una volta e il secondo file segnalato come duplicato.
Il controllo dei duplicati è incluso nelle fatture gratuite? Sì. Tutti i controlli valgono anche nel piano gratuito, fino a 10 fatture al giorno, e l'anteprima con le anomalie si vede prima del download.
Carica lo ZIP del mese
Non serve estrarlo: FattureXL legge gli XML e i P7M anche nelle sottocartelle. In pochi secondi l'anteprima mostra le anomalie, poi si scarica l'Excel. Senza account, e i file non vengono conservati.